Huiswerk in de agenda van de studenten in Teams plaatsen.

Gepubliceerd door Eric Redegeld op

Deze actie is alleen uit te voeren door een 365 Admin, en werkt dan voor de hele omgeving

Als school, of docent wil je een item geplaatst hebben in de agenda van de leerlingen.
Dat kan met een “Mailflow”

Stap 1 open onderstaand website als Admin

https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules

We gaan eerst instellen wie wat mag doen!

Klik op de grote plus knop en kies voor nieuwe “rule”

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

En voor we verder gaan, kiezen we onderaan de “More options” die dan meer velden weergeeft
Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

We gebruiken even als voorbeeld “huiswerk” en we hebben ervoor gekozen dit op te bouwen in het Engels vanwege koppelingen met Microsoft die Amerikaans zijn.

We hebben dit als naam gegeven “Homework-AcceptFromTeachers”.

Tweede veld “Apply this rule if…” kies je voor “The sender” en in het uitklap menu voor “is a member off this group”

Dit voorkomt dat ongenode gasten de agenda gaan spammen.

Kies dan de groep uit, die deze actie mag uitvoeren. Je krijgt een drop down lijst optie te zien.

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

Met juiste waarde en slim inregelen zou je elke Klas team email een setting kunnen geven dus 😉


Daarna klik je op de knop ADD CONDITION

Het volgende veld “And” ga je vullen met de trigger. Zoals #huiswerk. Je kiest dan “The subject or body”, en keuze “….. includes any of these words”

En klik op de Plus knop, en dan op “ok”

En als extra kun je nog toevoegen alleen de # als Trigger, wederom heeft alleen effect op degene die in de groep zit.

Zelfde als boven, klik op de “ADD CONDITION” en dan heb je onderstaand beeld

Dan hebben we nog een stap die heet “Do the following…”

Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving

Dat geeft je dan dit beeld

Klik op de eerste “Enter tekst” en vul daar dan dit in
X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response de tweede “Enter tekst”op “Accept”

Priority is 0 en Enforce staat dan aan
Afbeelding met tekst

Automatisch gegenereerde beschrijving
En klik dan op “Save”

Vanaf dit stadium werkt de trigger al, alleen kan iemand deze wel nog weigeren.

Stap2

Wederom nieuwe “rule” met dan de volgende zelfde setting al boven.

Alleen dan geven die de naam Homework-TrashInviteFromTeachers

Ga als je alles net zoals bij stap 1 hebt ingevuld naar “Do the following” en kies dan voor

En verander de eerste tekst naar. X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction en de tweede tekst naar MoveToDeletedItems

Dit verwijdert de eerste stap als uitnodiging gelijk naar de prullenbak.

Dit krijgt dan de prio 1 en rule is ook hier Enforce aan

Stap3

En die noemen we Homework-TrashCancellationFromTeachers

En geven we idem als Stap 1 de groeps rechten, maar bij tweede en derde optie vullen we dit dan in

En bij “do the following”

X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction met als tweede tekst MoveToDeletedItems

Priority wordt 2, en ook hier Enforce.

Klaar. Als je nu naar de agenda gaat in Teams, en daar een dag en tijd kiest

Bij email veld jouw team opzoekt en als titel opgeeft #huiswerk komt dit bij alle leden gelijk in de agenda van zowel Outlook en Teams zichtbaar

Afbeelding met tekst, schermafbeelding, binnen

Automatisch gegenereerde beschrijving

Eventueel kan je ook nog het kanaal “algemeen” vermelden

Vul de opmerking veld en met de gewenste details en klik op verzenden.

Agenda wordt gevuld met deze melding, melding van wel of niet accepteren wordt gelijk verwijderd zodat je niet kunt weigeren

Afbeelding met tekst, schermafbeelding, monitor, scherm

Automatisch gegenereerde beschrijving

In je outlook vind je deze terug

In Teams

Dit ziet de leerling dan ook

Voordeel, werkt.

Nadeel het is wel gelijk een Teams meeting. En dit kan wel weer handig uitpakken voor als je online lessen wilt geven, wat dan ook weer een voordeel is.

Gebruik dan de #onlinelessen als trigger


0 reacties

Geef een reactie

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.