Oudergesprekken plannen op afstand…. Dit kan met Bookings i.c.m. Teams!

Het is oktober en de eerste oudergesprekken komen er alweer aan… Altijd weer puzzelen met wie hoelaat en of op welke dag kan…

Nu is het zo dat Microsoft ook een pakket: Booking heeft die je kan toevoegen (als jouw organisatie de juiste licentie heeft). Hier kan je nu “makkelijk” jouw afspraken op afstand op gekozen data en tijdstippen in laten plannen. Deze afspraken komen ook automatisch in jouw agenda.

Als eerste gaan we “Bookings” opzoeken, deze zit standaard in je office365 educatie tenant.

Open de website https://portal.office.com en log in met je schoolaccount.

In het overzicht vind je links onderin de optie “ALL APPS”.

En in dat overzicht vind je dan ook “Bookings” terug.

Na opstarten van deze APP komen we in het startscherm.

Nu lopen we de instellingen door, eerste die we gaan bekijken en aanpassen is:

“Business Information”.

Pas dit naar wens aan, denk aan werk/opening tijden, e-mail voor antwoord van genodigde

etc, velden als Currentcy, Business type, policy, url mag je ook leeg of standaard laten.

We gaan nu naar de “services” omgeving, een essentieel onderdeel van “Bookings”.

Zoals je ziet staat er al een standaard Service ingesteld, die gaan we later verwijderen. Hier komt straks jou Service te staan, de gemaakte uitnodiging.

Klik op “Add a service”.

En nu gaan we de “Bookings” uitnodiging aanmaken maar omdat we de meeting “online” gaan doen moet je onder “Default location” het vinkje “Add online meeting” aanzetten.

Hiermee maak je gelijk een Teams meeting actief.

Ook al is het een MOL gesprek, beste is om het aantal deelnemers van de meeting op één te laten staan.

We gaan er vanuit dat ouder en leerling thuis naast elkaar zitten.

Prijs, notes etc van de overige velden kan standaard worden gelaten, doen we niks mee.

Het volgende veld is wel interessant.

Hier staat standaard aan dat de genodigde een email moet opvoeren als ze de uitnodiging ontvangen, je hebt ook nog de keuze uit telefoon, adres etc.

Maar we gaan nu b.v. een vraag toevoegen, stel dat je de Leerling nu aan het woord wilt laten. Klik dan op de optie “Add a question”.

Vul de vraag/opmerking in.

En klik op Save.

Je vind nu een overzicht, en klik dan op “ok”.

We zijn weer terug, en nu gaan we de herinnering instellen.

Standaard is dit wel ok, alleen de omschrijving niet, klik op het potloodje en verander dit naar het ontwerp. Klik wederom op “Save”.

De volgende setting is zo over te nemen.

Dit maakt dat de ouders een meeting link krijgen, 60 dagen de tijd hebben om de “Booking” te maken en 24 uur om te veranderen.

Rest van deze settings is naar inzicht, maar kan het beste zo worden gelaten.

Klik nu op de “save” knop.

Nu kunnen we de eerder standaard gemaakte “Service” verwijderen.

Zo kun je diverse gesprekken inplannen.

Volgende setting is “Staff”, standaard staat alleen jouw naam daar.

Maar met de optie “Add staff” kun je een duo partner toevoegen.

LET OP!!

Dit zijn de opties om te voorkomen dat “Booking” geen datum maakt als er al een agenda items gepland staat bij je collega, of jezelf.

En zet hier ook de tijden in wanneer jij, en je collega beschikbaar zijn.

Na het toevoegen en aanpassen van de tijden van je collega en jezelf zie je onderstaand beeld.

Nu gaan we naar “Booking page”

Dit is het belangrijkste gedeelte, deze gaan we gebruiken om te publiceren, de volgende setting is dan van belang.

Rest is puur opmaak, klaar?

Klik dan op “Save and publish”.

Dan, hoe nu verder?

We zien nu een aantal opties.

In het groen staat er “Published” en in het Blauw de overige opties.

De optie “Open published page” geeft je een beeld hoe dit ook bij de ontvanger eruitziet.

Achter de titel Mol gesprekken zie je een wereldbol en een i, hieraan kun je zien dat dit een “online” meeting is.

Als we dit scherm sluiten en weer teruggaan naar het “Bookings” startscherm vind je de deel opties.

Keuze genoeg, laten we gaan voor kopiëren en verspreiden naar de ouders, per mail of een programma die de school hiervoor heeft.

MAAR LET OP!!! In dit geval betreft een gesprek met één ouder (en leerling in de buurt) Dit heb je immers eerder bij het maken opgegeven!!

Ouder ontvangt de mail en ziet dan onderstaand beeld bij klikken op de ontvangen link.

In hetzelfde beeld klikt de ouder de gewenste docent aan (Select staff) en datum en tijd.

Onderaan in hetzelfde beeldscherm, staan de opties zoals email, en naam van de ouder. En de ingestelde vraag die we in het begin hadden aangemaakt.

Als alles naar wens is klikt de ouder op “Book”.

Nu wordt er een agenda item gemaakt in de agenda van de docent, en krijgt de ouder een mail met bevestiging en een agenda link(.ICS).

Beeld docent:

Met als je deze dan opent de “Join” knop.

Beeld Ouders:

Eerst de bevestiging van het “Bookings” scherm.

Met daarin nog de optie tot herstel van de gemaakte afspraak.

En ouder heeft dan ook een email ontvangen. Twee berichten.

Met daarin in de eerste mail bericht ook de optie voor toevoegen aan de agenda.

Waarvan de eerste mail de ouder voorziet van Teams details en een los .ICS bestand.

Supermooie tool voor het maken van afspraken, maar dan digitaal.

Eric Redegeld